La maîtrise des coûts au niveau d’une société peut être un véritable appui de rentabilité. Cela devient en même temps obligatoire lorsque les marges commerciales commencent à diminuer. Vitales pour le système d’exploitation de votre société, ces dernières peuvent être réduites si vous adoptez une bonne attitude. Pour ce faire, il convient de connaitre les actions à entreprendre pour réduire les frais généraux.
Comment basculer vers le mode zéro papier ?
Vous n’êtes pas sans savoir que le papier coûte généralement cher. D’après les enquêtes effectuées par un établissement, le coût des impressions en papier varie entre 2 % à 6 % du chiffre d’affaire annuel d’une société. De plus, les procédures qui reposent sur le manuel et les achats de papiers sont, parfois, porteuses de dépenses supplémentaires.
Outre les coûts de l’impression, du papier, de l’archivage et de l’encre, le fait de conserver des processus qui se reposent sur des documents en papier présentant un coût considérable. Ces coûts peuvent s’associer à la perte du temps et à la mobilisation d’autres ressources comme le coût de correction des erreurs et l’effort humain. On vous donne l’exemple de la facture contenant des erreurs faisant coûter l’entreprise quelques dizaines d’euros pour sa correction.
L’archivage sur papier représente aussi une source de dépense importante, qu’il soit en interne ou en externe. Il convient, alors, de vous tourner vers les moyens de gestion qui peuvent dématérialiser les documents. Les outils de gestion en mode SaaS disponibles sur ce lien sont notamment vos alliés. Avec le rangement numérique à valeur concluante, vous pouvez abandonner complètement l’idée d’utiliser le papier tout en conservant la valeur égale de vos processus dématérialisés.
Sur internet, il est possible de tester gratuitement les logiciels et profitez d’une gestion de document à titre « zéro papier ». En plus de développer votre trésor, vous faites aussi un geste pour l’environnement en adoptant le système de dématérialisation.
Réviser la liste des entreprises fournisseurs
Pour obtenir les tarifs les moins chers sur le marché, il vous est conseillé de mettre les entreprises fournisseurs en compétition. C’est la solution optimale pour obtenir les services et les produits innovants à des tarifs attractifs. Vous pouvez aussi profiter de cette opportunité pour comparer les offres disponibles. On vous donne un exemple: pour les établissements d’assurances, les formules varient en fonction de la nature de l’activité et de l’assureur. Toutefois, la mise en concurrence de ces compagnies peut vous aider à trouver des formules avec un prix intéressant.
Il convient aussi de revoir la liste des fournisseurs et réaliser un triage pour optimiser votre chiffre d’affaire. En effet, ce n’est pas le nombre de prestataires qui importe, mais la qualité des prestations obtenues. Il y a des fournisseurs qui vous proposent des services minimes ou qui sont juste chronophages ou non stratégiques.
Pour réduire les frais généraux, vous pouvez, par exemple, choisir un seul fournisseur et instaurer une collaboration sérieuse avec ce dernier. Le fait d’être en parfait accord avec ce dernier vous permet de négocier le prix. L’idée est d’éviter de travailler avec de nombreux fournisseurs et de garder ceux avec lesquels il est profitable de travailler. Cette astuce vous permet notamment d’instaurer des négociations importantes et un dialogue constructif. Dans la durée, votre entreprise peut réaliser des bénéfices financiers remarquables en rationalisant le portefeuille fournisseur.
Investir dans des outils à la pointe de la technologie
Les outils technologiques de dernier cri peuvent vous aider à réduire les frais généraux de votre entreprise. Effectivement, ces logiciels sont conçus pour optimiser les ressources de la société. Migrer vers les outils en mode SaaS doit être votre priorité, puisque cette nouvelle forme d’exploitation revient moins chère et plus rentable pour votre enseigne.
On vous cite un exemple: les outils de services en ligne coûtent moins cher qu’un logiciel installé en interne sur vos serveurs, souvent très chers à l’achat. Ces logiciels sur internet simplifient les processus de vos métiers et facilitent la tâche de vos collaborateurs. Cela permet de réaliser une meilleure productivité et un gain de temps, vu que les salariés se consacrent entièrement à leur productivité. Aujourd’hui, la gestion des notes de frais peut se faire de manière automatique via un logiciel dédié.
Comment peut-on diffuser des appels d’offres ?
Avoir des fournisseurs au meilleur prix est avantageux pour toute société. En général, les fournisseurs ont tendance à gonfler leurs tarifs. Les entreprises payent, alors, un écart de prix important suite à l’insuffisance d’informations. Pour normaliser vos processus d’achats, il est indispensable de lancer des appels d’offres afin d’analyser le marché et de comparer les coûts de prestations.
Cette méthode incite les prestataires à proposer les services et les produits aux tarifs les plus attrayants. De plus, les appels d’offres sont adaptés pour les entreprises qui opèrent dans le B2B et qui cherchent à optimiser leurs coûts généraux. Ils se réfèrent à une démarche qui permet à votre entreprise de faire le choix entre de différents fournisseurs pour avoir ensuite une prestation de service. L’avantage dans les appels d’offres réside dans le fait que les tarifs proposés par les fournisseurs sont de plus en plus compétitifs.